Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là thuật ngữ được nhiều người quan tâm, đặc biệt là các doanh nghiệp mới sử dụng hóa đơn điện tử. Quy định của pháp luật về bản thể hiện hóa đơn điện tử như thế nào và khi sử dụng cần lưu ý những điểm gì? Dưới đây là các nội dung được cập nhật theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông từ 78/2021/TT-BTC.
1. Bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ theo Khoản 1 và Khoản 2, Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“Điều 12. Định dạng hóa đơn điện tử
- Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
- Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.”
Cũng theo Khoản 3, Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị nội dung của các hóa đơn điện tử theo quy định.
Khái niệm bản thể hiện hóa đơn điện tử.
Như vậy, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, định dạng chuẩn của hóa đơn điện tử là XML. Định dạng này không thể đọc được bằng mắt thường mà được sử dụng để mã hóa thông tin, chia sẻ dữ liệu điện giữa các hệ thống thông tin.
Vì vậy, để tiện cho việc kiểm tra, tra cứu, thường kế toán sẽ xuất hóa đơn điện tử ra định dạng PDF hoặc in ra giấy để cung cấp thông tin cho người xem. Đây chính là bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
Nói cách khác, bản thể hiện của hóa đơn điện tử chính là bản thể hiện nội dung và hình thức của một hóa đơn điện tử gốc.
2. Lưu ý khi sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử
Khi sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử, kế toán cần lưu ý một số vấn đề sau:
Bản thể hiện hóa đơn điện tử không có giá trị pháp lý
Căn cứ theo Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử khi chuyển đổi thành bản giấy thì chỉ có giá trị để lưu trữ, ghi sổ, ngoài ra không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế.
Bản thể hiện hóa đơn điện tử không có giá trị pháp lý.
Như vậy, bản thể hiện hóa đơn điện tử với các định dạng như PDF, HTML… không có giá trị pháp lý.
Bản thể hiện phải đi kèm hóa đơn gốc
Như đã nêu ở trên, trường hợp doanh nghiệp chỉ nhận được hóa đơn ở định dạng PDF mà không có hóa đơn điện tử định dạng XML đi kèm thì bản PDF này không có giá trị pháp lý. Mỗi bản thể hiện chỉ có giá trị khi đi kèm với hóa đơn gốc.
Bản thể hiện phải đầy đủ nội dung của hóa đơn gốc
Vì bản thể hiện hóa đơn điện tử sẽ thể hiện nội dung và hình thức của hóa đơn gốc nên trên hóa đơn điện tử có nội dung gì thì bản thể hiện của hóa đơn điện tử sẽ có đầy đủ các nội dung đó.
Bản thể hiện hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?
Thực chất, định dạng duy nhất có giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử là định dạng XML. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử ra các bản giấy dưới định dạng khác không có giá trị kê khai hay tính thuế nên việc đóng dấu hay không sẽ không làm cho bản thể hiện hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý.
3. Nội dung bản thể hiện hóa đơn điện tử
Vì bản thể hiện hóa đơn điện tử sẽ phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc nên theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC thì nội dung bản thể hiện hóa đơn điện tử sẽ bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Tên liên hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ.
- Thuế suất thuế giá trị gia tăng.
- Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
- Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn.
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua: Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định này.
- Thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).
- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
- Nội dung khác tùy theo đặc điểm, tính chất và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Nội dung bản thể hiện hóa đơn điện tử.
Trên đây là một số quy định quan trọng về bản thể hiện hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Kế toán cần lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử ra bản giấy và sử dụng bản thể hiện hóa đơn điện tử theo đúng quy định.
