Kiểm tra hóa đơn điện tử giúp kế toán và doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin kiểm tra vào rất nhiều mục đích khác nhau như xác định tính hợp pháp, hợp lệ của các hóa đơn đã lập. Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ cung cấp 03 cách kiểm tra hóa đơn đơn điện tử giản, dễ thực hiện, mời Quý bạn đọc cùng tham khảo!
1. Vì sao cần kiểm tra hóa đơn điện tử
Kiểm tra hóa đơn điện tử để xác định hóa đơn có hợp lệ không.
Doanh nghiệp cần kiểm tra, tra cứu hóa đơn điện tử để:
+ Xác minh thông tin trên hóa đơn điện tử đã xuất.
+ Xem xét tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử.
+ Kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn, xác định hóa đơn đã được sử dụng hợp pháp hay chưa.
+ Xác nhận lại các lỗi sai sót trên hóa đơn (nếu có) để nhanh chóng khắc phục, giảm thiểu tối đa rủi ro cho doanh nghiệp.
+ Tải file hóa đơn tra cứu về máy để sử dụng sau này.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2. Các cách kiểm tra hóa đơn điện tử
Dưới đây là 03 cách kiểm tra, tra cứu hóa đơn điện tử đơn giản, dễ thực hiện
2.1. Kiểm tra tại Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế
Việc kiểm tra tại Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của TCT áp dụng đối với hóa đơn hóa đơn giấy, hóa đơn mua của Cơ quan thuế, hóa đơn điện tử theo quy định cũ (theo Thông tư 32/2011/TT-BTC). Cụ thể:
Bước 1: Truy cập website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html
Bước 2: Chọn hình thức tra cứu.
>> Tham khảo: Những điều cần biết về kiểm toán giá vốn hàng bán.
Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế
Thông tin hóa đơn, biên lai => Hóa đơn => Tra cứu một hóa đơn/ Tra cứu nhiều hóa đơn (tùy vào nhu cầu tra cứu).
Bước 3: Điền thông tin hóa đơn cần tra cứu
“Điều kiện tra cứu” => Nhập:
+ Mã số thuế người bán HHDV
+ Mẫu số
+ Ký hiệu hóa đơn
+ Số hóa đơn
+ Hóa đơn bưu chính viễn thông
+ Nhập mã xác thực.
=> Chọn “Tìm kiếm” để hệ thống trả kết quả tra cứu.
Bước 4: Kiểm tra kết quả tra cứu
2.2. Kiểm tra hóa đơn trên trang của Tổng cục Thuế
Việc kiểm tra hóa đơn trên trang Tổng cục Thuế áp dụng cho các tổ chức, cá nhân đã đăng ký sử dụng HĐĐT theo Thông tư 78.
Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Điền thông tin tra cứu.
>> Tham khảo: Hướng dẫn lập công văn xin mở hóa đơn bị cưỡng chế.
Giao diện chính Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
Chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử” trên thanh Menu, nhập các thông tin tra cứu tương ứng bao gồm:
+ MST người bán
+ Loại hóa đơn
+ Ký hiệu hóa đơn
+ Số hóa đơn
+ Tổng tiền thuế
+ Tổng tiền thanh toán
+ Mã captcha
Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người dùng chọn “Tìm kiếm”để thực hiện tra cứu. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả.
2.3. Kiểm tra hóa đơn trên website E-invoice
Những bước để có thể kiểm tra, tra cứu hóa đơn điện tử trên website E-invoice:
Bước 1: Truy cập vào đường link: Tại đây.
Giao diện tra cứu hóa đơn điện tử trên website E-invoice
Bước 2: Nhập thông tin tra cứu bao gồm:
+ Nhập Mã nhận hóa đơn của hóa đơn cần tra cứu vào ô tương ứng.
+ Nhập Mã kiểm tra và nhấn vào nút Tra cứu hóa đơn để tra cứu hóa đơn với thông tin đã nhập.
Bước 3: Nhận kết quả tra cứu hóa đơn, màn hình sẽ hiển thị thông tin chi tiết về hóa đơn.
Trên đây là 03 cách kiểm tra hóa đơn dễ dàng, đơn giản nhất. Với kết quả nhận được từ hệ thống, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử này vào các mục đích hợp pháp mà mình muốn như thực hiện ký hóa đơn bên mua, in hóa đơn, tải hóa đơn về lưu trữ định dạng .pdf hoặc .xml hoặc tải hóa đơn bản chuyển đổi..
