Hóa đơn về trước, hàng về sau thì hạch toán như thế nào? Cuối kỳ kế toán, nhiều công ty đã nhận được hóa đơn của nhà cung cấp nhưng hàng chưa kịp về để nhập kho nên trên thực tế, kế toán chưa thể làm thủ tục nhập kho ngay. Trường hợp này cần hạch toán như thế nào đúng quy định?
1. Nguyên tắc hạch toán
Trong trường hợp cuối kỳ kế toán, công ty đã nhận được hóa đơn từ phía nhà cung cấp nhưng hàng chưa về nhập kho, trường hợp này kế toán căn cứ vào hóa đơn, chứng từ kế toán và ghi nhận hàng mua đang đi đường. Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, kế toán sẽ làm thủ tục nhập kho và ghi sổ kế toán.
Căn cứ pháp lý:
- Điều 8, Khoản 1, Thông tư 219/2013/TT-BTC về thời điểm giao hàng.
- Khoản 2a, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về việc lập hóa đơn (Từ 1/7/2022 sẽ áp dụng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC).
- Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP của Chính Phủ quy định xử phạt hành vi vi phạm về lập hóa đơn không đúng thời điểm.
- Khoản 7a, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điểm b, Khoản 1, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng cung ứng dịch vụ.
2. Cách hạch toán hóa đơn về trước hàng hóa
Khi nhận hóa đơn, căn cứ vào hóa đơn, kế toán hạch toán:
Doanh nghiệp kê khai theo phương pháp khấu trừ:
Nợ TK 511: Hàng mua đang đi đường (Giá chưa thuế GTGT)
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 111, 112, 331,…
Doanh nghiệp kê khai theo phương pháp trực tiếp:
Nợ TK 151: Tổng giá thanh toán.
Có TK 111, 112, 331.
Khi hàng về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho, kế toán hạch toán:
Nợ TK 152, 153, 156.
Có TK 151: Hàng mua đang đi đường.
Hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau.
3. 2 trường hợp đặc biệt khi hóa đơn về trước, hàng về sau
Trường hợp hóa đơn về trước, hàng về sau nhưng không thực hiện nhập kho mà giao thẳng cho khách hàng theo hợp đồng kinh tế tại phương tiện hoặc tại kho người bán, tại bến cảng, bến bãi hoặc gửi thẳng cho khách hàng, gửi ký gửi, gửi cho đại lý thì sẽ hạch toán:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng hóa hoặc Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán.
Có TK 151: Hàng mua đang đi đường.
Trường hợp hóa đơn đã về, hàng về sau nhưng hàng hóa có sự hao hụt, mất mát thì căn cứ vào biên bản, kế toán cần phản ánh giá trị hàng tồn kho bị mất mát, hao hụt:
Nợ TK 1381: Tài sản thiếu đang chờ xử lý.
Có TK 151: Hàng mua đang đi đường.
4. Lưu ý khi hóa đơn về trước, hàng về sau
Để chứng minh được việc hóa đơn về trước, hàng về sau, kế toán cần lưu ý chuẩn bị giấy tờ:
- Hợp đồng, thỏa thuận giữa các bên, các phiếu nhập, xuất kho, chứng từ chuyển tiền.
- Trong hợp đồng cần thể hiện rõ thời gian giao hàng, thời điểm giao nhận hóa đơn, chứng từ hàng đi đường (Phiếu Xuất kho kiêm lệnh vận chuyển/điều chuyển), sau khi nhận đủ, thanh toán tiền mới thực hiện xuất hóa đơn GTGT.
Lưu ý khi hạch toán hóa đơn về trước hàng hóa.
Tóm lại, cần đối chiếu hàng hóa nhận với hợp đồng mua bán và tiến hành kiểm kê, lập phiếu nhập kho.
Trên đây là hướng dẫn hạch toán khi hóa đơn về trước, hàng về sau. trường hợp này kế toán căn cứ vào hóa đơn, chứng từ kế toán và ghi nhận hàng mua đang đi đường. Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, kế toán sẽ làm thủ tục nhập kho và ghi sổ kế toán.
