Trong một số trường hợp đặc biệt như nộp chậm tờ khai thuế, cần hủy tờ khai thuế,… hoặc khi được cơ quan thuế yêu cầu, doanh nghiệp cần làm công văn giải trình với Cơ quan thuế về các nội dung liên quan. Vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì, thủ tục giải trình như thế nào?
1. Khi nào doanh nghiệp phải giải trình thuế?
Căn cứ theo Khoản 1, Điều 37, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần phải giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn trong các trường hợp sau:
- Hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn được phát hiện thông qua công tác thanh tra, kiểm tra thuế hoặc các trường hợp lập biên bản vi phạm hành chính điện tử.
- Hành vi vi phạm hành chính được quy định tại Điều 16, Điều 17, Điều 18; Khoản 3, Điều 20; Khoản 7, Điều 21; Điều 22 và Điều 28 của Nghị định này.
- Việc giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn được thực hiện theo quy định pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.
2. Quy định giải trình với cơ quan thuế
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 23, Thông tư 166/2013/TT-BTC, thủ tục giải trình đối với một số trường hợp cụ thể như sau:
“1. Đối với tổ chức, cá nhân có hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn bị xử phạt theo tỷ lệ phần trăm (%) quy định tại Điều 107 Luật quản lý thuế; hành vi trốn thuế bị xử phạt theo số lần thuế trốn theo quy định tại Điều 108 Luật quản lý thuế; hành vi không trích chuyển tiền trong tài khoản của người nộp thuế theo yêu cầu của cơ quan thuế quy định tại Điều 114 Luật quản lý thuế bị lập biên bản vi phạm hành chính về thuế thì tổ chức, cá nhân vi phạm có quyền giải trình trực tiếp hoặc bằng văn bản với người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
Người có thẩm quyền xử phạt có trách nhiệm xem xét ý kiến giải trình của cá nhân, tổ chức vi phạm trước khi ra quyết định xử phạt, trừ trường hợp cá nhân, tổ chức không có yêu cầu giải trình trong thời hạn quy định tại Khoản 3 Điều này.”
Thủ tục giải trình với cơ quan Thuế.
3. Hướng dẫn giải trình với cơ quan thuế
Theo quy định pháp luật, hiện có 2 hình thức giải trình về thuế chủ yếu là giải trình bằng văn bản và giải trình trực tiếp. Cụ thể, theo Khoản 3, Điều 23, Thông tư 166/2013/TT-BTC, thủ tục và thời hạn giải trình được quy định như sau:
“a) Đối với trường hợp giải trình bằng văn bản: tổ chức, cá nhân vi phạm hành chính thuế phải gửi văn bản giải trình cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính thuế trong thời hạn không quá 05 ngày, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính. Trường hợp vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp thì người có thẩm quyền xử phạt có thể gia hạn thêm không quá 05 ngày theo đề nghị của tổ chức, cá nhân vi phạm. Trường hợp, người có thẩm quyền xử phạt đồng ý gia hạn giải trình cho tổ chức, cá nhân vi phạm thì phải thể hiện bằng văn bản.
Cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính về thuế tự mình hoặc ủy quyền cho người đại diện hợp pháp của mình thực hiện giải trình bằng văn bản.
b) Đối với trường hợp giải trình trực tiếp: cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính thuế phải gửi văn bản yêu cầu được giải trình trực tiếp đến người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính về thuế trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính về thuế.
Người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính về thuế phải thông báo bằng văn bản cho người vi phạm về thời gian và địa điểm tổ chức phiên giải trình trực tiếp trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu của người vi phạm.
Người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính về thuế tổ chức phiên giải trình trực tiếp và có trách nhiệm nêu căn cứ pháp lý và tình tiết, chứng cứ liên quan đến hành vi vi phạm hành chính, hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả dự kiến áp dụng đối với hành vi vi phạm của người vi phạm. Cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính về thuế, người đại diện hợp pháp của họ có quyền tham gia phiên giải trình và đưa ra ý kiến, chứng cứ để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
Việc giải trình trực tiếp được lập thành biên bản và phải có chữ ký của các bên liên quan; trường hợp biên bản gồm nhiều tờ thì các bên phải ký vào từng tờ biên bản. Biên bản này phải được lưu trong hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính về thuế và giao cho cá nhân, tổ chức vi phạm hoặc người đại diện hợp pháp của họ 01 bản.”
4. Một số mẫu Công văn giải trình
Tùy theo từng trường hợp mà Công văn giải trình sẽ có nội dung khác nhau. Một số mẫu Công văn giải trình vi phạm hành chính về thuế doanh nghiệp có thể tham khảo:
Mẫu số: 02/BB – Biên bản giải trình trực tiếp được đính kèm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP:
Biên bản giải trình trực tiếp.
Mẫu biên bản chậm nộp tờ khai thuế cho doanh nghiệp:
Mẫu công văn giải trình do chậm nộp tờ khai thuế.
Mẫu công văn giải trình cơ bản:
Mẫu công văn giải trình chung với cơ quan thuế.
Trên đây là hướng dẫn giải trình với cơ quan thuế năm 2022. Doanh nghiệp có thể tham khảo để thực hiện thủ tục giải trình khi có yêu cầu của cơ quan Thuế.
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
