Hóa đơn điện tử đã ký có sửa được không?

Hóa đơn điện tử đã ký có sửa được không là thắc mắc của nhiều kế toán khi chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử. Một số trường hợp không thể tránh khỏi sai sót khi lập hóa đơn điện tử thì cần xử lý như thế nào? Dưới đây là một số hướng dẫn để kế toán có thể áp dụng và điều chỉnh.

1. Căn cứ pháp lý

Cũng tương tự hóa đơn giấy, khi sử dụng hóa đơn điện tử cũng có khả năng xảy ra sai sót trong quá trình lập hóa đơn. Tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có hướng dẫn cụ thể về xử lý hóa đơn điện tử viết sai:

Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn xử lý hóa đơn có sai sót.
Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp.

Đối với hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, có 2 hình thức hóa đơn là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Đối với mỗi trường hợp sẽ có cách xử lý sai sót khác nhau, kế toán cần căn cứ vào từng trường hợp cụ thể để xử lý.

>> Tham khảo: Cách xử lý hóa đơn của đơn vị tạm ngừng kinh doanh.

Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót.

2. Hóa đơn điện tử đã ký có sửa được không?

Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp thực hiện xử lý theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:

Trường hợp 1: Tự phát hiện, chưa gửi cho người mua:

Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới để gửi cơ quan thuế xin cấp mã mới, cơ quan thuế hủy hóa đơn đã cấp mã lần đầu.
Bước 3: Gửi lại hóa đơn điện tử đúng cho người mua.

>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử sử dụng trong xuất khẩu.

Trường hợp 2: Tự phát hiện sai sót, hóa đơn đã gửi người mua

Trường hợp sai sót thông tin không quan trọng:

Bước 1: Thông báo cho người mua.
Bước 2: Sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo cho cơ quan thuế và không phải lập lại hóa đơn điện tử mới.
Bước 3: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho cơ quan thuế.

Trường hợp sai sót thông tin quan trọng:

Bước 1: Người bán và người mua thỏa thuận lập Biên bản ghi rõ nội dung bị sai sót.
Bước 2: Người bán dùng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo cho cơ quan thuế, cơ quan thuế hủy hóa đơn đã cấp mã lần trước.
Bước 3: Người bán lập lại hóa đơn điện tử mới thay thế có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu số…ngày…tháng năm” hoặc lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn sai sót có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu số… ngày… tháng… năm…”. Sau đó, người bán gửi lại cho Cơ quan thuế để cấp mã.
Bước 4: Người bán gửi lại hóa đơn điện tử đúng cho người mua.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Cách xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử.

Xử lý hóa đơn điện tử sai sót thông tin quan trọng.

Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện sai sót

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai sót, sẽ xử lý như sau:

Bước 1: Cơ quan thuế sau khi phát hiện sai sót sẽ thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT.
Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Bước 3: Thực hiện xử lý hóa đơn điện tử theo các trường hợp nêu trên.

Trường hợp 4: Xử lý hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC bị sai sót theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Bước 1: Sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo cho cơ quan thuế.
Bước 2: lập hóa đơn điện tử thay thế gửi cơ quan thuế để xin cấp mã mới.
Bước 3: Gửi lại hóa đơn điện tử thay thế theo Thông tư 78 cho người mua.

Như vậy, theo các hướng dẫn trên đây, trường hợp hóa đơn điện tử đã ký bị sai sót sẽ không sửa trực tiếp trên hóa đơn điện tử mà phải tùy theo trường hợp để xử lý. Kế toán cần lưu ý để xử lý hóa đơn điện tử sai sót đúng quy định.