Hóa đơn điện tử đã ký có sửa được không? Việc sai sót trong quá trình thực hiện hóa đơn điện tử là điều không thể tránh khỏi. Việc xử lý sai sót cần phải tuân thủ theo các nguyên tắc được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Để biết thêm thông tin chi tiết, mời Quý bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây!
1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai sót
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không tránh khỏi một số trường hợp hóa đơn bị sai sót. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, hóa đơn điện tử đã ký chỉ được sửa đổi trong những trường hợp cụ thể và phải tuân thủ các quy định và thủ tục được quy định. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có hướng dẫn cụ thể về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót cụ thể:
+ Tại Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn xử lý hóa đơn có sai sót.
+ Tại Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn xử lý Hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp.
Đối với Hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, có 2 hình thức hóa đơn là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Đối với mỗi trường hợp sẽ có cách xử lý sai sót khác nhau, kế toán cần căn cứ vào từng trường hợp cụ thể để xử lý.
>> Tham khảo: Cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ như thế nào?
2. Cách xử lý hóa đơn điện tử
Việc xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót được tuân theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
2.1. Người bán tự phát hiện HĐĐT đã được cấp mã của CQT nhưng chưa gửi cho người mua
Dựa vào Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP,
Khi hóa đơn điện tử gặp sai sót đã được cấp mã mà chưa gửi cho người mua. Người bán thực hiện các bước sau:
+Bước 1: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
Sau khi Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế. Người bán thực hiện bước 2.
+ Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Lưu ý:
- Mẫu 04/SS-HĐĐT có thể lập cho từng hóa đơn sai sót hoặc nhiều HĐĐT sai sót.
- Mẫu 04/SS-HĐĐT có thời hạn nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh HĐĐT điều chỉnh.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Tùy thời điểm phát hiện sai sót, nội dung sai sót sẽ có cách xử lý khác nhau.
2.2. HĐĐT có mã/không có mã của cơ quan thuế sai sót, đã gửi người mua
Dựa theo Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP có 02 trường hợp xảy ra như sau
– Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì thực hiện theo các bước như sau:
+ Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
+ Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
– Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai về mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.
Đối với trường hợp này, doanh nghiệp có thể thực hiện 01 trong 2 cách sau:
Cách 1: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho HĐĐT sai sót
Doanh nghiệp thực hiện các bước sau:
– Bước 1: Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Nội dung trên hóa đơn điều chỉnh: Điều chỉnh tăng ghi dấu dương, điều chỉnh giảm ghi dấu âm, đúng với thực tế cần điều chỉnh.
– Bước 2: Sau khi ký số, người bán gửi HĐĐT điều chỉnh cho cơ quan thuế cấp mã (nếu sử dụng HĐĐT có mã) và gửi cho người mua hoặc gửi luôn cho người mua (nếu sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế).
Cách 2: Lập HĐĐT mới thay thế cho HĐĐT sai sót
Doanh nghiệp thực hiện các bước sau:
– Bước 1: Người bán lập HĐĐT mới thay thế cho HĐĐT sai sót gửi cho người mua. Trên HĐĐT thay thế bắt buộc phải có nội dung “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…ngày…tháng…năm”.
– Bước 2: Sau khi ký số, người bán gửi HĐĐT thay thế cho cơ quan thuế cấp mã (nếu sử dụng HĐĐT có mã) và gửi cho người mua hoặc gửi luôn cho người mua (nếu sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế).
>> Tham khảo: Kế toán thuế bao gồm những gì?
2.3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện HĐĐT có sai sót
Đối với trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử. Cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót. Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện:
+ Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
+ Bước 2: Người bán xử lý HĐĐT theo các trường hợp nêu trên.
Lưu ý:
+ Nếu hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB.
+ Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Bên cạnh đó, tùy theo thời điểm phát hiện sai sót, nội dung sai sót,… cách xử lý sẽ khác nhau, Cách nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT khác nhau tùy theo nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT. Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm vững các bước để có thể xử lý thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn sao cho đúng quy định.
>> Tham khảo: Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử ECN.
Mẫu 04/SS-HĐĐT.
3. Đã lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn cũ sai sót nhưng có sai sót tiếp thì xử lý thế nào?
Theo Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi tới cơ quan thuế nhưng phát hiện sai sót trong một số trường hợp như sau:
“Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp
- Đối với hóa đơn điện tử:
…
- c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;”
…
Như vậy, trường hợp đã xuất hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót nhưng hóa đơn thay thế lại tiếp tục có sai sót thì bên bán không được phép hủy hóa đơn mà phải thực hiện xuất hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.
Qua bài viết Hóa đơn điện tử đã ký có sửa được không? hy vọng sẽ cung cấp được thông tin hữu ích đến bạn đọc. Ngoài ra, để được tư vấn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ với chúng tôi.
