Cách kiểm tra hóa hợp lệ như thế nào? Kể từ ngày 1/7/2022, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Tuy nhiên, trong quá trình kinh doanh, có rất nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc hóa đơn có hợp lệ hay không? Để kiểm tra hóa đơn hợp lệ hay không, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết!
1. Điều kiện để hóa đơn điện tử hợp lệ
Đối với các hóa đơn cũ trước đây, quy định về hóa đơn hợp lệ được hướng dẫn tại một số văn bản pháp luật cũ như Thông tư 39/2014/TT-BTC. Tuy nhiên, từ 1/7/2022, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78.
Trong đó, hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 78 phải đáp ứng điều kiện nêu tại Khoản 1, Điều 4 của Thông tư này, cụ thể:
Ký hiệu hóa đơn điện tử
Ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 78 là nhóm 6 ký tự bao gồm cả chữ viết và chữ số, thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử, phản ánh thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã/không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được sử dụng:
- Ký tự đầu tiên: Là 1 chữ cái (C hoặc K), C là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
- Hai ký tự tiếp theo: Là hai chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử và sẽ được lấy theo 2 số cuối của năm dương lịch.
- Một ký tự tiếp theo: Là một chữ cái (T, D, L, M, N, B, G, H) thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
- Hai ký tự cuối: Do người bán tự ấn định tùy thuộc nhu cầu quản lý.
>> Tham khảo: Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
Hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 78.
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử gồm một chữ số tự nhiên là các số 1, 2, 3, 4, 5, 6, phản ánh loại hóa đơn điện tử tương ứng như sau:
- Số 1 phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
- Số 2 phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.
- Số 3 phản ảnh hóa đơn điện tử bán tài sản công.
- Số 4 phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
- Số 5 thể hiện cho tem, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử và các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
- Số 6 phản ánh phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Thông tư 78/2021/TT-BTC còn quy định một số nội dung quan trọng về thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với dịch vụ ngân hàng, quy định về hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2. Một số lưu ý về nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ
Để hóa đơn điện tử hợp lệ, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:
Thứ nhất, hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Thứ hai, tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.
Thứ ba, để hóa đơn điện tử hợp lệ thì thời điểm lập hóa đơn điện tử hợp lệ. Thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định chi tiết và cụ thể tại Điều 9, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
>> Tham khảo: Nghị Định 218 về thuế thu nhập doanh nghiệp – kế toán cần lưu ý gì?
3. Cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ
Đối tượng sử dụng cổng thông tin hóa đơn điện tử để tra cứu hóa đơn đó là các tổ chức, cá nhân đã đăng ký sử dụng HĐĐT theo Thông tư 78.
Bước 1: Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
Truy cập: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
Bước 2: Điền thông tin tra cứu
Giao diện chính của Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
Tại giao diện chính của Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, người nộp thuế lựa chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử” trên thanh Menu, nhập các thông tin tra cứu tương ứng bao gồm:
+ MST người bán
+ Loại hóa đơn
+ Ký hiệu hóa đơn
+ Số hóa đơn
+ Tổng tiền thuế
+ Tổng tiền thanh toán
+ Mã captcha
>> Tham khảo: Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử ECN.
Bước 3: Đọc kết quả tra cứu
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người dùng chọn “Tìm kiếm”để thực hiện tra cứu. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả, có 2 trường hợp có thể xảy ra như sau:
Trường hợp 1: Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm. Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã được cấp mã hóa đơn thì hóa đơn cần tra cứu hợp lệ và đã được cấp mã.
Trường hợp 2: Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với thông tin các tổ chức, cá nhân tìm kiếm thì hóa đơn tra cứu không tồn tại.
Kết luận
Trên đây là cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ, kế toán có thể tham khảo để xác minh tính hợp lệ của hóa đơn. Ngoài ra, để được tư vấn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ với chúng tôi.
